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COLUNAS
Sexta-feira,
11/4/2008
Auto-ajuda empresarial: reunite crônica
Ana Elisa Ribeiro
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+ 1 Comentário(s)
Em mais uma bem-sucedida empreitada de leitura dietética durante as férias, peguei na estante um desses livros que a gente compra por impulso, logo ali, na boca do caixa da livraria, de preferência uma mega-store que não dá ponto sem nó. Os consultores de marketing ensinam direitinho a deixar itens presenteáveis em cima do balcão, bibelôs de todo tipo pelo corredor da fila do caixa e penduricalhos (nem sempre) úteis atrás da atendente. Numa dessas pataquadas consumistas, comprei uma obra da Planeta chamada Aprenda a organizar suas reuniões em uma semana (Planeta do Brasil, 2005, 128 págs.), do dr. Robert F. Miller. Desculpem a minha ignorância infinita, mas não sei se o autor do livro é mesmo doutor (digo, dono de um título conseguido em troca da defesa de uma tese de doutoramento) ou se é algo assim como médico, advogado, engenheiro (que são as carreiras que dão títulos de doutor a não-doutores). Não sei se Miller é PhD mesmo ou se é apelido, mas o livro dele até que é engraçadinho. Boa diversão.
No site da editora, chamam à categoria da obra de "auto-ajuda empresarial". Se eu já vivia dizendo para meus alunos sobre as segmentações do mercado de livros, agora terei mais um item sobre o qual discorrer. A auto-ajuda já veio com seus filhotes. É sabido que a área de administração (de empresas ou de outros tipos) produz muita palestra e consultoria questionável, mas da auto-ajuda específica eu ainda não sabia. Caracterizar palestras sobre marketing ou sobre administração como sérias ou balelas costuma ser muito difícil. O que parece resultado de pesquisa importante pode se tornar, num piscar de olhos, pseudopsicologia de botequim. Dizer o óbvio com uma capa de linguagem emocionante vende bem. Não é exatamente o caso do livro do prof. Miller, mas até que poderia ser.
Aprenda a organizar suas reuniões em uma semana deveria ser um best-seller em algumas empresas e instituições. Meu marido mesmo trabalhava em uma em que a "reunite crônica" acometia todos os coordenadores de núcleos ou de cursos. As pessoas tinham motivos para se reunir em uma sala reservada quase todos os dias da semana. Impressionante.
O livrinho deveria se chamar "Aprenda... em algumas horas", já que a leitura é fácil e fluida. O óbvio está dito lá, de maneira organizada e clara, tornando então, o óbvio, algo mais apreensível. Todo mundo às vezes se pergunta por que alguns países gastam tanto dinheiro com cientistas que descobrem o que todo mundo já sabe. É assim quando o Jornal Nacional ou o Fantástico mostram uma matéria em que os cientistas (normalmente ingleses ou americanos) divulgam um "achado" que estava bem debaixo do nariz de qualquer mortal. Mas, sim, é preciso qualificar, organizar e esclarecer o óbvio. Reuniões, por exemplo, são óbvias, mas como participar de uma que não dê a impressão de perda de tempo não é fácil.
Miller começa o livrinho com citações de Alice no país das maravilhas. A idéia é boa: além de dar à obra de auto-ajuda um vernizinho culto, focaliza uma obra literária em que uma reunião aconteceu entre os personagens. Bacana, não? Deu vontade (juro!) de rastrear, em obras literárias, as reuniões e ver como elas aconteceram. Seria um trabalho interessante, não? Mais adiante, Miller cita um dado da revista Industry Week: a cada ano são desperdiçados 37 bilhões de dólares com reuniões mal preparadas ou mal conduzidas. É claro que aquelas das quais meu marido participava estão aí nesse bolo.
Dicas como convidar as pessoas certas, dizer a elas do que tratará a reunião, enviar material para que se preparem (e já cheguem com propostas, por exemplo), saber ouvir (mais do que falar), utilizar tecnologias auxiliares apenas como "auxiliares", assim como usar a coisa certa no momento adequado, distribuir material pertinente, de tamanho ajustado à reunião e saber "controlar" as pessoas e seus ânimos são importantes e realmente úteis. Pessoas desinteressadas, indivíduos que interferem o tempo todo com propostas idiotas, figuras que entram na sala comendo ou com celulares ligados, chefes que, de outro lado, se mostram apressados e desligados, que saem a todo momento da sala, que resolvem problemas particulares, nada disso deveria acontecer, já que parece óbvio que uma reunião assim não pode ser eficiente.
Trabalhei em várias empresas e fiz parte de todo tipo de cena de reunite. Em uma instituição, havia o dia marcado, periódico e sagrado, para fazer reunião. Mesmo que não houvesse nada para ser dito ou resolvido, era preciso parar o trabalho para a reunião. Lá, não se dizia nada além do repeteco de outras ocasiões. Gastava-se ali uma hora ou duas com assuntos repisados. Além do mais, a questão a ser respondida (o que cada um está fazendo agora?) sempre tinha andado muito pouco, já que o intervalo entre os encontros era curto. Para driblar a falta de bom senso da coisa toda, as pessoas levavam para a sala celulares com joguinhos, bloquinhos de papel para desenhar, trabalhos de faculdade e piadas prontas.
Noutro lugar, a inteligência dos chefes era patente. As reuniões eram anunciadas com alguma antecedência, por uma secretária eficiente que esclarecia sobre o tema do encontro. Cada pessoa logo montava sua pastinha de documentação para ler, mostrar ou distribuir. Sabendo qual era a pergunta, os ensaios de resposta já chegavam adiantados. Mais adiante, um chefe conciso e objetivo (que às vezes beirava o ríspido) fazia perguntas justas e ouvia, atenciosamente, respostas adequadas. Valorizava boas tentativas e cortava falas inapropriadas ou impertinentes. Sem perder a ternura. Saíamos da reunião cheios de sensações: 1. foi rápido; 2. não doeu nada; 3. não atrasou meu serviço; 4. fui importante para esta decisão; 5. Fulano é mesmo muito inteligente; 6. ainda bem que eu soube disto hoje; 7. pensarei em uma proposta melhor para a próxima reunião.
Houve uma empresa em que trabalhei que jamais fazia reuniões. Ninguém tinha visão do todo, uns não sabiam o que os outros estavam fazendo, mesmo quando trabalhavam lado a lado. As comunicações eram feitas sempre em reuniões individuais com o chefe, que centralizava tudo e não tornava aquelas pessoas um time. Complicado, não? Mas era assim que era. Foi nessa mesma empresa que nos chamaram certa vez para uma reunião de demissão coletiva. Quebradeira total.
Numa escola de ensino superior, fazer reuniões era sinal de eficiência. Ao menos era o que parecia. Coordenadores de curso vinham com desrespeitosas reuniões de última hora em que nada era dito. Na maior parte das vezes, informações que poderiam ser dadas por circulares (impressas ou virtuais) eram divulgadas em custosas reuniões lotadas, em que as pessoas estavam ali notoriamente sob ameaça. Reuniões inúteis, caras e tristes. Não havia decisões a tomar porque tudo era resolvido pelos donos da escola. Quem tinha juízo apenas obedecia. Para quê reunião? Se os "talentos" não serão ouvidos, para quê dar-lhes a chance da co-presença? Bobagem. Gastar dinheiro à-toa. Mande-se um e-mail geral com as regras a serem obedecidas e pronto. Vez ou outra, tais reuniões eram preparadas por verdadeiros cerimoniais, com direito a lanche e projetores de última geração. Nas telas, cópias de documentos que poderiam ser lidos no banheiro de casa por cada participante cansado. No escuro, todos lutando contra o sono. Celulares no vibracall brincavam de enviar mensagens engraçadinhas.
O livro do dr. Miller é de muita serventia. Coordenadores e gerentes deveriam incluir, entre suas qualificações, métodos de gestão de informação e de gerenciamento de reuniões. O encontro presencial entre as pessoas de uma empresa é uma das opções de comunicação possíveis. Não é a única. Não é necessário obrigar um grupo de pessoas a se encontrar a cada nova idéia surgida. Reuniões se prestam, basicamente, a informar ou a decidir. Se o caso não for um desses, não serão necessárias. Se for informar sobre assuntos que podem ser divulgados por outros meios, faça-se como for menos dispendioso. Se a decisão for importante, as pessoas devem ser esclarecidas e, de preferência, chegar à reunião prontas para participar. Não devem ser pegas de surpresa ou aparentando uma ingenuidade constrangedora. Quantas vezes o chefe solicita uma tomada de decisão para a qual as pessoas não estão preparadas? Isso pode, muito bem, ser, justamente, uma arapuca para que se decida uma bobagem por falta de reflexão.
Reunião é algo da ordem da chatice. Algumas ferem brutalmente a inteligência dos trabalhadores. Em algumas circunstâncias, é necessário ser corajoso para questionar: é mesmo necessário esse encontro? Porque algumas instituições vêem na reunião uma forma de mostrar serviço, algo como a relação dos políticos com as obras viárias. Dr. Miller tem razão: organizar e conduzir reuniões é uma habilidade diretiva importante. Passarei o restante das minhas férias fazendo a conta de quantas horas já perdi em reuniões inúteis, já que nem ao menos tenho talento para o desenho e a caricatura.
Para ir além
Ana Elisa Ribeiro
Belo Horizonte,
11/4/2008
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COMENTÁRIO(S) DOS LEITORES
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| | 11/4/2008 | | | 10h40min | | | Ótimo texto, Ana. Este livro deveria ser distribuido pela própria empresa entre os funcionários que participam da reunião, inclusive o chefe, para que todos aprendam a se comportar e como agir. US$ 37 milhões é muito desperdício.
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